Kebijakan Retensi Data ini menjelaskan berapa lama kami menyimpan data Anda, bagaimana kami melakukan backup, dan kapan data akan dihapus. Kebijakan ini adalah bagian dari komitmen kami terhadap transparansi dan perlindungan privasi pengguna.

2. JENIS DATA DAN PERIODE RETENSI

2.1. Data Pengguna Admin/Editor

a) Data Akun

Jenis: Nama, email, nomor telepon, foto profil
Retensi: Selama akun aktif + 4 bulan setelah akun tidak aktif
Automatic Deletion: Akun yang tidak digunakan selama 4 bulan berturut-turut akan otomatis dinonaktifkan dan data akan dihapus
Pemberitahuan: Admin/Editor akan diberi tahu via email 30 hari sebelum penghapusan

b) Data Aktivitas

Jenis: Log aktivitas dashboard, konten yang dibuat/diedit, waktu login
Retensi: 90 hari (3 bulan)
Tujuan: Audit trail dan keamanan
Penghapusan: Otomatis setelah 90 hari

c) Data Autentikasi

Jenis: Session tokens, refresh tokens
Retensi: 7 hari untuk session token, 30 hari untuk refresh token
Penghapusan: Otomatis saat expired atau saat logout

2.2. Data Konten Aplikasi

a) Warta dan Dokumen PDF

Retensi: Permanen (disimpan sebagai arsip gereja)
Backup: Included in regular backups
Penghapusan: Hanya jika ada permintaan resmi dari pimpinan gereja

b) Artikel Blog dan Renungan

Retensi: Permanen (kecuali dihapus oleh Admin atau penulis)
Backup: Included in regular backups
Penghapusan: Dapat dihapus atas permintaan penulis atau Admin

c) Jadwal Ibadah

Retensi: 1 tahun setelah tanggal acara
Backup: 3 bulan
Penghapusan: Otomatis setelah 1 tahun

d) Foto dan Video Kegiatan

Retensi: Permanen (arsip dokumentasi gereja)
Backup: Included in regular backups
Penghapusan: Hanya atas permintaan pimpinan gereja atau jika melanggar privasi seseorang

2.3. Data Analytics dan Log

a) Log Error dan Crash Reports

Jenis: Stack traces, error messages, device info
Retensi: 1 bulan (30 hari)
Layanan: Sentry, Firebase Crashlytics
Penghapusan: Otomatis setelah 30 hari
Tujuan: Debugging dan perbaikan bug

b) Analytics Data

Jenis: Page views, user behavior, session duration
Retensi: 14 bulan (sesuai default Google Analytics)
Layanan: Google Analytics, Firebase Analytics
Anonimisasi: IP address di-anonimkan setelah 24 jam

c) Performance Monitoring

Jenis: App performance metrics, network latency, screen load times
Retensi: 90 hari (3 bulan)
Layanan: Firebase Performance Monitoring
Penghapusan: Otomatis setelah 90 hari

2.4. Data Cache Lokal

a) Data Aplikasi Mobile

Cache Umum: 6 jam (default)
Cache Kritis: 7 hari
Cache Gambar: 3 hari
Cache PDF/Dokumen: 14 hari
Penghapusan: Otomatis berdasarkan expiry, atau manual melalui Settings → Hapus Cache

b) Data Browser (Web Version)

Session Storage: Sampai tab/browser ditutup
Local Storage: 30 hari
Cookies: Lihat Kebijakan Cookie untuk detail lengkap
Penghapusan: Manual via browser settings atau automatic expiry

3. KEBIJAKAN BACKUP

3.1. Frekuensi Backup

Database Utama (Firestore): Harian (automatic)
File Storage (PDF, gambar): Mingguan
Konfigurasi Aplikasi: Bulanan
Full System Backup: Bulanan

3.2. Retensi Backup

Backup Harian: Disimpan selama 30 hari
Backup Mingguan: Disimpan selama 90 hari (3 bulan)
Backup Bulanan: Disimpan selama 1 tahun
Archive Backup: Backup tahunan disimpan permanen (untuk arsip gereja)

3.3. Lokasi Backup

Primary: Firebase Storage (region: us-central1 dan asia-southeast1)
Secondary: Google Drive (encrypted)
Tertiary: External hard drive (offline backup untuk disaster recovery)

3.4. Keamanan Backup

Semua backup dienkripsi menggunakan AES-256
Access control: Hanya Tim Multimedia yang memiliki akses
Backup offline disimpan di lokasi fisik yang aman

4. PENGHAPUSAN DATA

4.1. Penghapusan Otomatis

Data berikut akan otomatis dihapus berdasarkan periode retensi:

Jenis Data	Periode Retensi	Automatic Deletion
Session tokens	7 hari	✅ Ya
Error logs	30 hari	✅ Ya
Performance metrics	90 hari	✅ Ya
Jadwal lama	1 tahun	✅ Ya
Akun tidak aktif	4 bulan	✅ Ya (dengan pemberitahuan)
Cache aplikasi	Varies (6 jam – 14 hari)	✅ Ya

4.2. Penghapusan Manual atas Permintaan

Anda dapat meminta penghapusan data melalui:

Email: kontak@hkbpperawang.org
Subject: “Data Deletion Request – [Nama Anda]”

Informasi yang Diperlukan:

Nama lengkap
Email yang terdaftar
Jenis data yang ingin dihapus
Alasan penghapusan (opsional)

Timeline:

Konfirmasi: Dalam 2 hari kerja
Penghapusan: Dalam 7 hari kerja setelah konfirmasi
Pemberitahuan: Email konfirmasi setelah data dihapus

4.3. Data yang Tidak Dapat Dihapus

Beberapa data tidak dapat dihapus karena alasan legal, arsip, atau operasional:

❌ Warta dan dokumen resmi gereja (arsip permanen)
❌ Data transaksi atau log audit (required by law)
❌ Data yang sudah di-anonimkan (tidak lagi identifiable)
❌ Backup arsip tahunan (sampai periode retensi backup selesai)

Namun, kami dapat meng-anonimkan data Anda sehingga tidak lagi dapat diidentifikasi.

5. ANONIMISASI DAN PSEUDONIMISASI

5.1. Anonimisasi

Untuk data analytics dan statistik, kami meng-anonimkan data agar tidak dapat dilacak kembali ke individu:

IP Address: Di-hash atau di-anonimkan setelah 24 jam
Device ID: Di-hash untuk analytics
User behavior: Aggregated dan tidak terkait dengan identitas personal

5.2. Pseudonimisasi

Untuk data yang perlu dilacak tapi tetap privat, kami menggunakan pseudonimisasi:

Menggunakan ID unik (UUID) alih-alih nama
Data identitas disimpan terpisah dari data aktivitas
Mapping antara pseudonym dan identitas asli hanya dapat diakses oleh authorized personnel

6. TRANSFER DAN PENYIMPANAN DATA

6.1. Lokasi Penyimpanan Data

Data disimpan di server Firebase yang berlokasi di:

us-central1 (Iowa, Amerika Serikat)
asia-southeast1 (Singapura)

Compliance: Firebase memenuhi standar keamanan internasional (ISO 27001, SOC 2, dll)

6.2. Transfer Data Internasional

Dengan menggunakan aplikasi, Anda menyetujui transfer data Anda ke server di luar Indonesia. Kami memastikan bahwa transfer data dilakukan dengan:

Enkripsi in-transit (TLS 1.3)
Enkripsi at-rest (AES-256)
Compliance dengan GDPR dan standar privasi internasional

7. AKSES DAN PORTABILITAS DATA

7.1. Hak Akses Data

Anda memiliki hak untuk:

✅ Mengakses data pribadi yang kami simpan tentang Anda
✅ Mendapatkan salinan data Anda
✅ Meminta koreksi data yang tidak akurat
✅ Meminta penghapusan data (dengan batasan tertentu)
✅ Meminta portabilitas data ke layanan lain

7.2. Cara Mengajukan Permintaan

Kirim email ke: kontak@hkbpperawang.org
Subject: “Data Access Request – [Nama Anda]”

Kami akan merespons dalam maksimal 7 hari kerja dan menyediakan data dalam format JSON atau CSV.

8. KEAMANAN PENYIMPANAN DATA

8.1. Langkah Keamanan

Enkripsi: AES-256 untuk data at-rest, TLS 1.3 untuk data in-transit
Access Control: Role-based access (hanya Admin/Tim Multimedia yang memiliki akses)
Firewall: Firebase Security Rules untuk database
Monitoring: Real-time monitoring untuk akses tidak sah
Audit Logs: Logging semua akses ke data sensitif

8.2. Tanggung Jawab Tim Multimedia

Tim Multimedia HKBP Perawang bertanggung jawab untuk:

✅ Melakukan backup rutin sesuai jadwal
✅ Memverifikasi integritas backup secara berkala
✅ Menjaga keamanan credentials dan encryption keys
✅ Merespons incident keamanan dalam 24 jam
✅ Melakukan disaster recovery testing minimal 2x setahun

9. KEBIJAKAN KHUSUS

9.1. Data Anak-Anak

Meskipun aplikasi ramah untuk anak-anak, kami tidak secara khusus mengumpulkan data dari anak di bawah 13 tahun. Jika kami menemukan bahwa data anak di bawah 13 tahun telah dikumpulkan tanpa persetujuan orang tua, data akan segera dihapus.

9.2. Data Sensitif

Kami TIDAK mengumpulkan dan menyimpan data sensitif seperti:

Informasi kesehatan
Data keuangan atau kartu kredit
Informasi politik atau afiliasi partai
Data biometrik

9.3. Data Jemaat untuk Pelayanan

Jika jemaat memberikan data untuk pelayanan pastoral (konseling, kunjungan, dll), data tersebut:

Disimpan secara terpisah dari database aplikasi
Hanya diakses oleh pendeta dan pima gereja
Retensi sesuai dengan kebijakan gereja (tidak terkait dengan aplikasi)

10. PERUBAHAN KEBIJAKAN

Kami dapat mengubah Kebijakan Retensi Data ini untuk:

Mematuhi perubahan hukum dan regulasi
Meningkatkan praktik keamanan data
Menyesuaikan dengan perubahan teknologi

Perubahan akan diberitahukan melalui:

Notifikasi dalam aplikasi
Email kepada Admin/Editor terdaftar
Pengumuman di website

11. KONTAK

Untuk pertanyaan tentang retensi data atau untuk mengajukan permintaan terkait data, hubungi:

Email: kontak@hkbpperawang.org
WhatsApp: +1 (220) 222-4575
Alamat: Jl. Gajah Tunggal, Tualang, Kec. Tualang, Kabupaten Siak, Riau 28772
Website: https://www.hkbpperawang.org

Data Protection Officer: Tim Multimedia HKBP Perawang

PENUTUP

Kebijakan Retensi Data ini dirancang untuk menyeimbangkan kebutuhan operasional gereja dengan perlindungan privasi Anda. Kami berkomitmen untuk mengelola data Anda dengan bertanggung jawab dan transparan.